출장이나 업무와 관련된 비용을 처리할 때 “이 영수증 꼭 필요한가요?”라는 질문을 자주 받습니다. 또 미국에서 비용처리를 하다 보면 회계 세무 쪽에서 일하지 않는 사람들도 75달러 기준으로 이야기를 많이 하는데요. 이 75달러는 도대체 어디서 나왔길래 이게 기준이 되는 걸까요?
그래서 찾아봤습니다.^^
구체적인 내용이 여기에 있더군요. IRS publication 463(2024) chap5. recordkeeping. 참고로 2025년꺼는 2026년에 나옵니다.
매해 IRS에서는 상황별 세무처리를 어떻게 하면 되는지 상세하게 적어 놓은 publication이라는 걸 발간해서 무료 배포합니다.
종류가 다양해서 자신에게 필요한 publication을 찾아서 보면 됩니다.
알고 보니 모든 비용의 $75 이하의 증빙은 없어서 된다는 아니고, 정확하게는 Travel, Gift and transportation expense를 공제하고 싶은 경우 증빙을 갖추어야 하는데 그중 숙박을 제외하고 $75 이하의 비용은 면제를 해준다는 내용을 36page에서 확인할 수 있었습니다.
즉 회사를 운영하면 국가에 법인세를 내야 하는데 그중에서 여비교통비와 관련된 부분의 증빙 중 $75 이하의 소액인 경우 면제해 준다는 뜻입니다. 직원들이 사용하는 비용 중에 아무래도 출장비가 많은 텐데 그 부분에 대해 면제 규정이 있다 보니 이게 와전되었나 봅니다.
그럼 이 규정집 IRS publication 463을 참고했을 때 출장·경비 정산 시 꼭 알아야 할 증빙 기준은 또 어떤 게 있을까요?
회사의 Accountable Plan(책임 정산 제도) 기준에 따라, 어떤 경우에 어떤 증빙이 필요한지 간단히 정리해 보겠습니다.
1. 출장 및 교통비 (숙박 제외)
교통비를 포함한 출장비 중 $75 미만의 비용은 영수증 제출이 필수는 아닙니다.
다만, 금액과 상관없이 모든 출장 관련 비용의 아래 내용은 반드시 기록되어야 합니다. IRS publication 463(2024) chap5. recordkeeping table 5-1
- 출장 목적지 (Business Destination)
- 업무 목적 (Business Purpose)
- 상대방 또는 관계 (Recipient / Relationship)
이는 비용이 개인 지출이 아닌 업무 관련 비용임을 입증하기 위한 최소한의 정보입니다.
2. 숙박비 (Lodging)
숙박비의 경우 예외 없이 단순 결제 영수증이 아닌, 숙박 기간·금액·세금 등이 명확히 표시된 영수증이 필요한데요.
저 같은 경우 **호텔 folio(상세 내역서)**를 첨부하시라고 말씀드리고 있습니다.
3. $75 초과 식비
$75를 초과하는 식비는 반드시 영수증을 제출해야 하며, 영수증에는 아래 정보가 포함되어야 합니다.
이는 접대비 또는 업무 관련 식비임을 명확히 하기 위한 IRS 기준에 따른 요구사항입니다.
- 식당 이름 및 위치
- 식사 인원수
- 사용 날짜 및 금액
- 음식·음료 외의 항목이 포함된 경우, 해당 내역이 명확히 표시되어야 함
4. 개인 비용 환급 (Reimbursement)
개인 카드로 결제 후 환급을 받는 경우에도 동일한 기준이 적용됩니다.
증빙이 불충분한 경우, 환급이 지연되거나 반려될 수 있습니다.
- 관련 영수증은 완전한 형태로 제출
- 출장 목적지 및 업무 목적이 명확히 기재되어야 함
5. Accountable Plan을 지키지 않으면?
위 기준에 따라 적절한 증빙이 제출되지 않은 비용은 업무 경비가 아닌 개인 소득으로 간주될 수 있으며, 이 경우 급여(W-2)에 포함되어 과세될 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 직원은 반드시 회사에 **충분하고 적절한 증빙 자료(Adequate Supporting Documentation)**를 제출해야 합니다.
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